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企業(yè)年會(huì)策劃與組織

來(lái)源：廣州年會(huì)策劃活動(dòng)演出公司「合風(fēng)禮儀」

企業(yè)年會(huì)策劃與組織
一、年會(huì)整體概況
1、年會(huì)主題：
2、年會(huì)目的：提升凝聚力、答謝員工、表彰鼓勵(lì)
3、活動(dòng)形式：主要以文藝表演和互動(dòng)環(huán)節(jié)等形式聯(lián)歡。
4、年會(huì)時(shí)間：
5、年會(huì)地點(diǎn)：
6、邀請(qǐng)嘉賓：
7、主辦單位：
8、參與人員：
二、策劃指導(dǎo)組及項(xiàng)目組
1、策劃指導(dǎo)組(年會(huì)籌備組)
組長(zhǎng)：
策劃：
統(tǒng)籌：
組織：
任務(wù)：
a、年會(huì)前期的策劃；
b、年會(huì)中期的進(jìn)度跟進(jìn)與管理；
c、年會(huì)后期的總結(jié)與推廣。
2、年會(huì)項(xiàng)目組
①宣傳組
組長(zhǎng)：
成員：
任務(wù)：
a、利用海報(bào)、橫幅、看板、傳單、網(wǎng)絡(luò)等方式開(kāi)展宣；
(1-10日前完成)
b、現(xiàn)場(chǎng)攝影及DV攝像；
(1-10日前完成)
c、負(fù)責(zé)廣告板和舞臺(tái)的制作，噴繪和橫幅的制作；主背景(景板噴繪)、更衣室標(biāo)識(shí)牌、指示牌、分區(qū)立牌、領(lǐng)導(dǎo)卡臺(tái)
d、嘉賓胸牌
②節(jié)目組
組長(zhǎng)：
成員：
任務(wù)：
a、完成節(jié)目收集、篩選及后期的排練、彩排工作；
b、主持人的選擇、形象設(shè)計(jì)及臺(tái)詞審核；
c、負(fù)責(zé)節(jié)目的編排及年會(huì)全流程的銜接；
d、準(zhǔn)備好年會(huì)所需的一切服裝道具及互動(dòng)游戲；
e、主持人及演員服裝、化妝及臺(tái)詞設(shè)計(jì)；
f、年會(huì)禮品、禮物的準(zhǔn)備；
g、會(huì)場(chǎng)擺設(shè)、與內(nèi)勤組配合實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)布置
h、安排、部署、協(xié)調(diào)其它組工作
i、負(fù)責(zé)節(jié)目主持、活動(dòng)及氣氛引導(dǎo)
j，彩排：
12月31日18:00-20:00頭一次彩排
01月10日18:00-20:00第二次彩排
01月18日19:00-21:30正式演出
③供應(yīng)組
組長(zhǎng)：
成員：
任務(wù)：
a、年會(huì)前期配合各功能組，購(gòu)買(mǎi)、準(zhǔn)備各組年會(huì)所需的物品。
b、年會(huì)費(fèi)用的控制。
④禮儀組
組長(zhǎng)：
成員：
任務(wù)：
a、確定年會(huì)邀請(qǐng)的嘉賓并且及時(shí)送出請(qǐng)柬；
b、確定禮儀人數(shù)，禮儀小姐安排在舞臺(tái)入口前和年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)各2名，入口2名禮儀小姐負(fù)責(zé)迎接嘉賓，并帶領(lǐng)他們?nèi)胱�；現(xiàn)場(chǎng)2名禮儀小姐負(fù)責(zé)節(jié)目單和飲料的分發(fā)。
c、會(huì)場(chǎng)服務(wù)：年會(huì)當(dāng)日準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)服務(wù)物品，如茶水、糖果、頒獎(jiǎng)禮儀等，并接待好嘉賓與觀眾。
d、物品購(gòu)買(mǎi)，年會(huì)小禮品及請(qǐng)柬等；
e、1月5日之前準(zhǔn)備好請(qǐng)柬；1月10日之前送完請(qǐng)柬；1月15之前挑選出4名禮儀小姐；
⑤舞美組
組長(zhǎng)：
成員：
任務(wù)：
a、協(xié)助工作人員做好舞臺(tái)的布置，監(jiān)督并確保舞臺(tái)的搭建和質(zhì)量；
b、年會(huì)期間舞臺(tái)燈光設(shè)備、音箱設(shè)備的安裝、LED屏設(shè)備安裝及其它演出設(shè)備安裝
c、年會(huì)準(zhǔn)備期間的設(shè)備安裝、調(diào)試、節(jié)目伴奏的播放工作
d、年會(huì)進(jìn)行時(shí)的音響、燈光、道具、催場(chǎng)以及幕后秩序的維持等。
e、桌椅以及布置會(huì)場(chǎng)需要的裝飾品若干。
f、化妝室、換衣間的選制。
g、地毯等外部基本必備物品的準(zhǔn)備。
h、化妝品、服裝、道具租借、熒光棒、鮮花、壁布、氣球、等裝飾品要準(zhǔn)備充分。
⑥內(nèi)勤組
組長(zhǎng)：
成員：
任務(wù)：
a、年會(huì)當(dāng)晚嘉賓席桌椅的擺放(協(xié)調(diào)會(huì)場(chǎng)布置服務(wù)人員)。
b、年會(huì)前、后物資的收集、整理及存放。
c、年會(huì)之前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)服務(wù)物品，如糖果、礦泉水等。
d、會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)、與節(jié)目組配合實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)布置
e、派專人看相關(guān)已購(gòu)置物資是否到位。
f、維持年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)秩序，會(huì)場(chǎng)處理緊急情況，保證年會(huì)取得圓滿成功。
g、項(xiàng)目組人員的任務(wù)發(fā)生沖突時(shí)，要保障節(jié)目組的任務(wù)順利完成。
h、負(fù)責(zé)年會(huì)前會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生清理及年會(huì)后處理善后事務(wù)。
i、年會(huì)禮品的準(zhǔn)備與發(fā)放。
⑦拉拉隊(duì)粉絲團(tuán)組
組長(zhǎng)：
成員：
任務(wù)：
a、安照節(jié)目單分節(jié)目組織相對(duì)應(yīng)的拉拉隊(duì)粉絲團(tuán)。
b、現(xiàn)場(chǎng)演出氣氛營(yíng)造(如：鼓掌、歡呼、搖旗、吶喊)。
c、積極主動(dòng)參加年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)環(huán)節(jié)。
三、工作任務(wù)與具體工作分配
1、年會(huì)策劃及準(zhǔn)備期(12月26日到12月31日)：
本階段主要完成宣傳、節(jié)目收集、主持人確定，外聯(lián)工作全部到位。
①節(jié)目收集：由節(jié)目組負(fù)責(zé)。采取各部門(mén)、項(xiàng)目點(diǎn)選送節(jié)目和從外部聘請(qǐng)節(jié)目?jī)蓚�(gè)渠道。節(jié)目基本到位，并進(jìn)行初步彩排。主持人4個(gè)，由各各部門(mén)、項(xiàng)目點(diǎn)推薦，氣質(zhì)佳，表達(dá)能力、組織能力、應(yīng)變能力和責(zé)任心都強(qiáng)的人員，組成風(fēng)格和組成方式不限。主持人用語(yǔ)必須經(jīng)過(guò)審查。
②前期宣傳：由宣傳組負(fù)責(zé)。海報(bào)、看板、橫幅等宣傳物品全部到位。
2、年會(huì)協(xié)調(diào)及進(jìn)展期(1月1日-1月10日)：
本階段主要完成節(jié)目篩選及排練、中期宣傳、禮儀小姐確定、舞臺(tái)燈光音響確定、物品購(gòu)買(mǎi)。
①節(jié)目篩選及排練：由節(jié)目組負(fù)責(zé)，到各各部門(mén)、項(xiàng)目點(diǎn)選取節(jié)目，并進(jìn)行排練。
②中期宣傳：由宣傳組負(fù)責(zé)。該階段展開(kāi)海報(bào)宣傳、看板宣傳與網(wǎng)絡(luò)宣傳等。
③會(huì)場(chǎng)確定：由舞美組負(fù)責(zé)，根據(jù)舞臺(tái)的具體情況，聯(lián)系相關(guān)廣告公司制作。
④禮儀小姐確定：由禮儀組負(fù)責(zé)。
⑤物品購(gòu)買(mǎi)：由供應(yīng)組負(fù)責(zé)，物品需要情況要征求各組。
3、年會(huì)倒計(jì)(1月14日-1月17日)
本階段主要完成年會(huì)全過(guò)程確定(包括節(jié)目單確定)、末期宣傳、嘉賓邀請(qǐng)、場(chǎng)地布置。
①年會(huì)全過(guò)程確定及彩排：由節(jié)目組負(fù)責(zé)。節(jié)目單確定后交由各各部門(mén)、項(xiàng)目點(diǎn)，加緊排練節(jié)目。并進(jìn)行一次彩排。
②末期宣傳：宣傳組負(fù)責(zé)。宣傳單(入場(chǎng)券、節(jié)目單)設(shè)計(jì)和發(fā)放。
③嘉賓邀請(qǐng)的確定：由禮儀組負(fù)責(zé)。邀請(qǐng)嘉賓：行政部方面：等領(lǐng)導(dǎo)。各部門(mén)、項(xiàng)目點(diǎn)代表
4、年會(huì)后期工作：
①為演員分發(fā)小禮品
②費(fèi)用處理
③年會(huì)總結(jié)
④視頻制作及內(nèi)部宣傳
5、應(yīng)急管理
①若年會(huì)前停電(請(qǐng)維修部安排發(fā)電)，年會(huì)最多推遲1小時(shí)舉行，此間觀眾自由處理自己的時(shí)間；如果20：00仍沒(méi)有正常供電，則有主持人宣布年會(huì)改天舉辦。
②再年會(huì)前半部分之間停電超過(guò)10分鐘后由主持人宣布年會(huì)改天重新舉行；在年會(huì)后半部分之間停電超過(guò)10分鐘后由主持人宣布年會(huì)閉幕。
③在停電期間，由節(jié)目組負(fù)責(zé)演員的組織與服裝道具的看管工作；由禮儀組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)及來(lái)賓的服務(wù)工作；由內(nèi)勤組負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維持；由舞臺(tái)組負(fù)責(zé)舞臺(tái)、音箱設(shè)備、燈光設(shè)備等的看管。
④臺(tái)上一個(gè)節(jié)目演出時(shí)，其后的兩個(gè)節(jié)目在后臺(tái)準(zhǔn)備，前一節(jié)目由于各種原因無(wú)法按時(shí)出演時(shí)，下一個(gè)節(jié)目即時(shí)跟進(jìn)。
⑤任一節(jié)目在演出過(guò)程中發(fā)生失誤或無(wú)法順利進(jìn)行的情況時(shí)，由節(jié)目的領(lǐng)演人迅速組織演員重演或續(xù)演此節(jié)目；若重演仍出現(xiàn)問(wèn)題，則該節(jié)目立即退場(chǎng)，視具體情況決定其再次重演或取消。
⑥其它緊急情況發(fā)生時(shí)，由內(nèi)勤組負(fù)責(zé)處理。
四、獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置
1、年會(huì)大抽獎(jiǎng)：年會(huì)設(shè)置現(xiàn)場(chǎng)有抽獎(jiǎng)活動(dòng)。
一等獎(jiǎng)：1名，42寸的LED液晶電視機(jī)
二等獎(jiǎng)：3名，手機(jī)
三等獎(jiǎng)：5名，微波爐
四等獎(jiǎng)：10名，拉桿行李箱
幸運(yùn)獎(jiǎng)：50名，充值卡
2、有獎(jiǎng)問(wèn)答獎(jiǎng)：在節(jié)目表演與禮品派送中穿插進(jìn)行，題目?jī)?nèi)容為公司信息、相關(guān)知識(shí)、腦筋急轉(zhuǎn)彎，答對(duì)者獎(jiǎng)勵(lì)禮品1份(U盤(pán)或公司產(chǎn)品)，一人只限答題一次，共設(shè)5道題。
3、游戲參與獎(jiǎng)：為增加年會(huì)的互動(dòng)性，在節(jié)目表演中穿插互動(dòng)游戲，凡參與游戲的人員均獲紀(jì)念品1份(U盤(pán)或公司產(chǎn)品)。
4、節(jié)目獎(jiǎng)：
一等獎(jiǎng)一名：節(jié)目團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)金；
二等獎(jiǎng)一名：節(jié)目團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)金；
三等獎(jiǎng)一名：節(jié)目團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)金；
參與獎(jiǎng)多名：充值卡/人(沒(méi)有獲獎(jiǎng)的演職人員與年會(huì)的工作人員皆有)
5、年會(huì)參與紀(jì)念品：
雙肩包；凡到現(xiàn)場(chǎng)觀看演出的人員均派發(fā)紀(jì)念品1份。
運(yùn)送時(shí)間：請(qǐng)于1月15日中午12點(diǎn)前將所有獎(jiǎng)品運(yùn)送到

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