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會議會務(wù)籌備方案指南

來源：會議會務(wù)策劃-會議會務(wù)策劃服務(wù)

「合風(fēng)活動」廣州會議會務(wù)策劃服務(wù)活動演出慶典禮儀廣告公關(guān)傳媒公司發(fā)布的“會議會務(wù)籌備方案指南”專業(yè)知識，大型會議前都會給會議的過程安排寫一份籌備方案，那關(guān)于會議會務(wù)的籌備方案怎么寫呢，給大家一篇關(guān)于會議會務(wù)籌備方案指南，閱讀參考，下面我們來了解下。

一、會議會務(wù)前籌備
1、擬訂會議方案
會議方案是組織安排會議的總綱，是會議意圖、目標、計劃實施的書面表現(xiàn)形式。內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、主要內(nèi)容、議程、擬請出席領(lǐng)導(dǎo)、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。制訂會議方案要堅持復(fù)雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則，增強方案的指導(dǎo)性和可操作性。方案報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負責(zé)人召開協(xié)調(diào)會，對各項任務(wù)進行分解。
2、起草、審核會議通知
會議通知是會議組織者向參會人員傳遞會議信息的主要方式，也是參會人員反饋信息的前提和條件。起草會議通知要做到表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。通知的內(nèi)容包括：會議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、有關(guān)事項等。會議通知一般由會議的承辦單位負責(zé)起草，然后報有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核簽批。做好這項工作，關(guān)鍵在于落實會簽制度與提高效率相結(jié)合，既要嚴格按程序逐級審核把關(guān)，又要迅速及時。
3、下發(fā)會議通知
要把握好兩點：一是及時，使參會人員有充裕時間做好準備；二是準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。在召開緊急會議需要電話通知時，要注意語言的使用，避免出現(xiàn)、明天、后天等字眼，必要時說明時間、星期幾，防止產(chǎn)生歧義。
4、落實與會人員
按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實并做好登記，必要的進行電話核查、督促，統(tǒng)計匯總后拉出請假人員名單，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告
5、協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)
根據(jù)會議性質(zhì)擬寫領(lǐng)導(dǎo)出席安排，報請秘書長同意后，逐一進行電話通知。內(nèi)容包括：會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會前半小時再對出席領(lǐng)導(dǎo)進行一次手機短信提醒。
6、預(yù)訂會議室
會議時間確定之后，要立即與會議場所聯(lián)系溝通，預(yù)訂會議室，并安排做好先期準備工作。
7、編印會議須知
與會者通過會議通知得到召開會議的信息，但會議的有關(guān)安排、要求，需要通過會議須知來了解和掌握。大型會議活動需要編印會議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內(nèi)容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。
8、制作會議會務(wù)證件
有些會議需要制作會議證件，包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據(jù)會議主題，從易于識別、方便管理、利于安全的原則設(shè)計制作。
9、布置主席臺
主席臺是會場的重點和中心部位，是會議性質(zhì)、規(guī)格和氣氛的集中體現(xiàn)。主席臺的布置要從會議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。
10、制作會標
會標體現(xiàn)會議的主題，會標制作一定要準確無誤，并注意把握會標的長度、字體與會場是否協(xié)調(diào)一致。
11、檢查音響和燈光
根據(jù)會議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴格落實；布置會場時檢查；會前半小時檢查；會前十分鐘檢查。檢查會場內(nèi)是否有燈泡損壞，如有損壞，提前進行更換，有投影演示時需及時調(diào)節(jié)燈光。
12、編制座區(qū)圖，擺放座簽
根據(jù)統(tǒng)計整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區(qū)圖和座簽要反復(fù)進行核對，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯別字。
13、組織調(diào)度會議用車
大型會議活動，需要借用或租用車輛。要安排專人負責(zé)車輛的召集和調(diào)度，車輛較多時要編排乘車分組，并對車輛進行編號。
14、安排新聞報道
需要新聞報道的會議，要提前通知有關(guān)新聞單位，并要求其將記者名單報值班室，再按名單通知到具體人。
15、安排會場警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)
通知相關(guān)部門做好會場交通疏導(dǎo)工作，防止會議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會議，由于到會車輛較多，要安排會場附近進行交通疏導(dǎo)。
16、電力保障
會前與供電部門溝通聯(lián)系，安排保電任務(wù)，同時安排會議場所進行內(nèi)部檢修。會議過程中還需安排專人值班，以便應(yīng)對突發(fā)情況。

二、會議會務(wù)中服務(wù)
1、組織會議會務(wù)報到
會議報到是與會人員身份再確認的過程，是與會人員領(lǐng)取會議證件、文件材料、辦理住會手續(xù)的必要環(huán)節(jié)。通過報到能及時使與會人員了解會議安排，掌握會議動態(tài)，同時也能使會議組織者及時知曉與會人員情況。會議報到工作要求熱情周到、迅速準確、有條不紊。
2、分發(fā)會議會務(wù)材料
會議材料可以在會前通知各單位派人領(lǐng)取，也可以在會場簽到處一并發(fā)放，或是提前放置到與會人員桌上。要做到即不錯一字；不漏一份；不掉一人。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，確保不出差錯。
3、與音響師對接
準備一套會議材料，包括會議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調(diào)配。
4、會議會務(wù)值班
會議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會議的信息，協(xié)調(diào)處理會議期間各項工作和突發(fā)事件，落實領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項等。安排一人在會場內(nèi)、一人在會場外值班，及時溝通情況，確保聯(lián)絡(luò)暢通。值班人員要時時將會議的實際進展情況與會議議程進行對比，掌握會議進程。
5、會場服務(wù)
提醒工作人員定時供應(yīng)茶水，巡回檢查會場內(nèi)的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、屏蔽等情況，發(fā)現(xiàn)問題迅速補救。遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈活的方式處理，最大限度地減少對會議的影響。
6、維護會場秩序
會場秩序包括會場外秩序和會場內(nèi)秩序。會議召開時，在會議室門口安排專人值班，防止無關(guān)人員進入會場，禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會場內(nèi)不遵守紀律的行為，予以提醒和制止，要注意做到言辭溫和有禮，態(tài)度嚴肅認真，行動不慍不火。會議開始后安排專人到會場清點人數(shù)，對遲到、缺席者進行登記。

三、會議會務(wù)后總結(jié)
1、會議會務(wù)資料總結(jié)歸檔
會后將會議所有文件包括會議方案、會議通知、會議須知、會議簡報、會議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等收集起來，按順序裝訂成冊，以備查考。有些會議還要做好錄音、錄像資料的收集整理。根據(jù)保密原則，對需回收的會議材料要逐份清查回收。
2、召開分析總結(jié)會
分析總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，找出規(guī)律性的東西，以指導(dǎo)做好今后的會務(wù)工作。注意收集參會人員對會務(wù)工作的意見，虛心采納、整改提高。有的會議還應(yīng)寫出專門的總結(jié)，連同其他會議文件，一并歸檔。

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